Как организовать работу тендерного специалиста
01.10.2020
Приглашаем в наш коллектив юристов и аккаунт-менеджеров. Подробнее о вакансиях здесь.
Компаниям, плотно работающим в сегменте B2G (бизнес с государством) необходим специалист, отвечающий за участие в тендерах и заключение госконтрактов. Возможны три варианта организации его работы.
Более трети компаний, работающих с госзакупками, создают штатную должность тендерного специалиста
Вариант 1. Тендерный менеджер — координатор
Вариант 1. Тендерный менеджер — координатор
В крупных компаниях чаще всего создают один тендерный отдел или в действующих подразделениях назначают ответственных специалистов, которым поручают подготовку и проверку документации для торгов.
- Технический отдел готовит техническую часть заявки.
- Юрист вычитывает договоры, ищет подводные камни и скрытые условия.
- Финансовый отдел готовит расчет экономической целесообразности участия в торгах, определяет минимальную сумму
- Логисты анализируют условия доставки.
Тендерный менеджер в этой команде является координатором. Ищет и анализирует потенциально выгодные закупки. После того, как узкие специалисты все просчитают, готовит полный пакет документов, подает заявки, следит за сроками и контролирует соблюдение условий участия в конкурсе.
Плюсы подхода «координатор»:
- Каждый занимается своим делом, поэтому подготовка заявки идет быстро, качественно.
- Каждый документ вычитывают минимум два человека (узкий специалист и тендер-менеджер). Это повышает шансы вовремя заметить ошибку.
Основные проблемы:
- Схема не работает в небольших и средних компаниях — дорого, не хватает количества специалистов.
- Чтобы тендерный отдел работал как часы, необходимо много времени и сил для налаживания всех процессов.
- Подобную структуру содержать невыгодно даже крупным предприятиям, если в планах выигрывать 5—6 крупных тендеров в год, например в строительстве, и работать только над ними весь год. Большую часть времени тендерный отдел простаивает.
Тендерный отдел эффективен в компаниях, где более 60 % продаж завязано на тендерах
Вариант 2. Тендерный специалист — универсал
Вариант для малого бизнеса и средних компаний. Специалист по тендерам самостоятельно ищет подходящие закупки, работает над техническою частью, изучает условия контракта, просчитывает цены и их нижний предел, подает заявки, следит за сроками.
Плюсы подхода «исполнитель»:
- Дешево. Тендерный специалист на окладе приносит компании государственные контракты на сотни тысяч и даже миллионы рублей.
Основные проблемы:
- Один человек не в состоянии досконально разобраться во всех вопросах (технических, финансовых, юридических). От этого страдает качество подготовки заявки.
- Перегруженность разноплановыми задачами влечет ошибки: некорректный расчет цены, неправильное заполнение технического описания предмета закупки, невнимательность чтения условий контракта.
- При работе с большим количеством документов возникает эффект «замыливания глаз», когда мелочи выпадают из фокуса внимания, из-за чего упускаются важные моменты, влияющие на условия выполнения, рентабельность контракта.
- Схема не масштабируется. Полная подготовка заявки по форме-2 одним человеком занимает несколько дней. Тендерный отдел с той же работой справляется гораздо быстрее и может подать в день до 20 таких заявок.
Из практики. Компания заключила госконтракт на поставку продукции с прибыльностью в несколько сот тысяч рублей, заказала ее специально под требования заказчика. Но тендерный специалист не обратил внимание на важное примечание в договоре: поставка осуществляется в любой день по требованию заказчика, и на ее выполнение даются считанные дни. При составлении технической части заявки тендерный специалист допустил ошибку в техническом описании.
В итоге по запросу заказчика товар нужно было отгрузить в праздничные дни. Чтобы не сорвать контракт, пришлось вызвать рабочих под новый год. С трудом нашли перевозчика, но при приемке оказалось, что товар не соответствовал заявке, и заказчик отказался его принимать. Продать также не удалось, поскольку товар был изготовлен под заказ со своей спецификой.
Компания потеряла деньги и была внесена в реестр недобросовестных поставщиков. Следующие два года участвовать в тендерах она не смогла. Формальное изменение реквизитов и названия юридического лица проблему не решило бы, так как в реестр недобросовестных поставщиков вносится не только ИНН организации, но и учредителя, главного бухгалтера.
У заказчика, потребовавшего поставку 31 декабря, не было злого умысла. Специфика работы госструктур такова, что им действительно часто выделяют деньги под занавес уходящего года. К этому нужно быть готовым.
Вариант 3. Тендерное сопровождение на аутсорсинге
Тем, кто не видит смысла нанимать одного специалиста и не может позволить себе полноценный тендерный отдел, лучше найти готовую команду, специализирующуюся на сопровождении тендеров, и работать с нею на аутсорсинге.
Специалисты нанятой компании грамотно составят и подадут заявки, обеспечат выполнение процедуры торгов, подскажут на какие подводные камни обратить внимание. Потребуется рассчитать целесообразность участия в тендере с учетом возможностей компании, предоставить техническое описание продукта и обоснованное коммерческое предложение.
Плюсы аутсорсинга
- Исключены ошибки при подаче заявки.
- Тендерные специалисты на аутсорсинге сопровождают не только участников, но и заказчиков, поэтому хорошо знают, какими категориями последние мыслят, замечают подводные камни технического задания, заранее просчитывают нюансы.
- Работа с тендерами становится более продуктивной.
Минусы:
- Платная услуга. Но абонентский платеж по факту не больше зарплаты штатного специалиста, при этом в разы эффективнее.
К тендерному сопровождению на аутсорсинге как правило прибегают те, кто только начал участвовать в тендерах. Для них это хорошая школа, которая помогает понять механизм конкурсных торгов, наработать свой опыт на основе чужого. Но часто это делают и предприниматели, давно участвующие в торгах и имеющие в штате своих тендерщиков. Команда со стороны усиливает их состав и подстраховывает в сложных закупках.
Подведем итоги
У каждого варианта организации работы тендерного специалиста свои плюсы и минусы. Выбирайте подходящий именно вам. Но всегда можете рассчитывать на нашу помощь. Компания «Ценный Контракт» сопровождает участие в тендерах, обучает тендерных специалистов, обеспечивает сопровождение договора после подписания контракта, предоставляет другие услуги участникам конкурентных закупок.
Новости госзакупок от ГК «Ценный Контракт»
Если вы занимаетесь закупками и хотите первыми получать свежие новости и кейсы, подписывайтесь на нашу рассылку
Теперь вы будете первыми узнавать о новостях из мира госзакупок и получать полезные предложения и акции
Заказать звонок
Спасибо!
В ближайшее время наш специалист свяжется с вами
Бесплатная консультация
Спасибо!
В ближайшее время наш специалист свяжется с вами
Спасибо!
В ближайшее время наш специалист свяжется с вами
Отправить резюме
Спасибо!
В ближайшее время наш специалист свяжется с вами
Заказать услугу
Спасибо!
В ближайшее время наш специалист свяжется с вами
Актуальная информация из первых рук для работающих по 44-ФЗ/223-ФЗ поставщиков и заказчиков в нашем Телеграм-канале.
Подпишитесь!