Как организовать работу тендерного специалиста

Как организовать работу тендерного специалиста 01.10.2020

Компаниям, плотно работающим в сегменте B2G (бизнес с государством) необходим специалист, отвечающий за участие в тендерах и заключение госконтрактов. Возможны три варианта организации его работы.

Тендерный менеджер

Более трети компаний, работающих с госзакупками, создают штатную должность тендерного специалиста

Вариант 1. Тендерный менеджер — координатор

В крупных компаниях чаще всего создают один тендерный отдел или в действующих подразделениях назначают ответственных специалистов, которым поручают подготовку и проверку документации для торгов.

  • Технический отдел готовит техническую часть заявки.
  • Юрист вычитывает договоры, ищет подводные камни и скрытые условия.
  • Финансовый отдел готовит расчет экономической целесообразности участия в торгах, определяет минимальную сумму
  • Логисты анализируют условия доставки.

Тендерный менеджер в этой команде является координатором. Ищет и анализирует потенциально выгодные закупки. После того, как узкие специалисты все просчитают, готовит полный пакет документов, подает заявки, следит за сроками и контролирует соблюдение условий участия в конкурсе.

Плюсы подхода «координатор»:

  • Каждый занимается своим делом, поэтому подготовка заявки идет быстро, качественно.
  • Каждый документ вычитывают минимум два человека (узкий специалист и тендер-менеджер). Это повышает шансы вовремя заметить ошибку.

Основные проблемы:

  • Схема не работает в небольших и средних компаниях — дорого, не хватает количества специалистов.
  • Чтобы тендерный отдел работал как часы, необходимо много времени и сил для налаживания всех процессов.
  • Подобную структуру содержать невыгодно даже крупным предприятиям, если в планах выигрывать 56 крупных тендеров в год, например в строительстве, и работать только над ними весь год. Большую часть времени тендерный отдел простаивает.
Работа тендерного отдела

Тендерный отдел эффективен в компаниях, где более 60 % продаж завязано на тендерах

Вариант 2. Тендерный специалист — универсал

Вариант для малого бизнеса и средних компаний. Специалист по тендерам самостоятельно ищет подходящие закупки, работает над техническою частью, изучает условия контракта, просчитывает цены и их нижний предел, подает заявки, следит за сроками.

Плюсы подхода «исполнитель»:

  • Дешево. Тендерный специалист на окладе приносит компании государственные контракты на сотни тысяч и даже миллионы рублей.

Основные проблемы:

  • Один человек не в состоянии досконально разобраться во всех вопросах (технических, финансовых, юридических). От этого страдает качество подготовки заявки.
  • Перегруженность разноплановыми задачами влечет ошибки: некорректный расчет цены, неправильное заполнение технического описания предмета закупки, невнимательность чтения условий контракта.
  • При работе с большим количеством документов возникает эффект «замыливания глаз», когда мелочи выпадают из фокуса внимания, из-за чего упускаются важные моменты, влияющие на условия выполнения, рентабельность контракта.
  • Схема не масштабируется. Полная подготовка заявки по форме-2 одним человеком занимает несколько дней. Тендерный отдел с той же работой справляется гораздо быстрее и может подать в день до 20 таких заявок.

Из практики. Компания заключила госконтракт на поставку продукции с прибыльностью в несколько сот тысяч рублей, заказала ее специально под требования заказчика. Но тендерный специалист не обратил внимание на важное примечание в договоре: поставка осуществляется в любой день по требованию заказчика, и на ее выполнение даются считанные дни. При составлении технической части заявки тендерный специалист допустил ошибку в техническом описании.

В итоге по запросу заказчика товар нужно было отгрузить в праздничные дни. Чтобы не сорвать контракт, пришлось вызвать рабочих под новый год. С трудом нашли перевозчика, но при приемке оказалось, что товар не соответствовал заявке, и заказчик отказался его принимать. Продать также не удалось, поскольку товар был изготовлен под заказ со своей спецификой.

Компания потеряла деньги и была внесена в реестр недобросовестных поставщиков. Следующие два года участвовать в тендерах она не смогла. Формальное изменение реквизитов и названия юридического лица проблему не решило бы, так как в реестр недобросовестных поставщиков вносится не только ИНН организации, но и учредителя, главного бухгалтера.

У заказчика, потребовавшего поставку 31 декабря, не было злого умысла. Специфика работы госструктур такова, что им действительно часто выделяют деньги под занавес уходящего года. К этому нужно быть готовым.

Вариант 3. Тендерное сопровождение на аутсорсинге

Тем, кто не видит смысла нанимать одного специалиста и не может позволить себе полноценный тендерный отдел, лучше найти готовую команду, специализирующуюся на сопровождении тендеров, и работать с нею на аутсорсинге.

Специалисты нанятой компании грамотно составят и подадут заявки, обеспечат выполнение процедуры торгов, подскажут на какие подводные камни обратить внимание. Потребуется рассчитать целесообразность участия в тендере с учетом возможностей компании, предоставить техническое описание продукта и обоснованное коммерческое предложение.

Плюсы аутсорсинга

  • Исключены ошибки при подаче заявки.
  • Тендерные специалисты на аутсорсинге сопровождают не только участников, но и заказчиков, поэтому хорошо знают, какими категориями последние мыслят, замечают подводные камни технического задания, заранее просчитывают нюансы.
  • Работа с тендерами становится более продуктивной.

Минусы:

  • Платная услуга. Но абонентский платеж по факту не больше зарплаты штатного специалиста, при этом в разы эффективнее.
К тендерному сопровождению на аутсорсинге как правило прибегают те, кто только начал участвовать в тендерах. Для них это хорошая школа, которая помогает понять механизм конкурсных торгов, наработать свой опыт на основе чужого. Но часто это делают и предприниматели, давно участвующие в торгах и имеющие в штате своих тендерщиков. Команда со стороны усиливает их состав и подстраховывает в сложных закупках.

Подведем итоги

У каждого варианта организации работы тендерного специалиста свои плюсы и минусы. Выбирайте подходящий именно вам. Но всегда можете рассчитывать на нашу помощь. Компания «Ценный Контракт» сопровождает участие в тендерах, обучает тендерных специалистов, обеспечивает сопровождение договора после подписания контракта, предоставляет другие услуги участникам конкурентных закупок.

Новости госзакупок от ГК «Ценный Контракт»

Если вы занимаетесь закупками и хотите первыми получать свежие новости и кейсы, подписывайтесь на нашу рассылку

Нажимая на кнопку “Подписаться”, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Спасибо за подписку на наши новости!

Теперь вы будете первыми узнавать о новостях из мира госзакупок и получать полезные предложения и акции