Как организовать работу тендерного специалиста


"Просить совета есть величайшее доверие, какое один человек может оказать другому".

     Джованни Боккаччо

01.10.2020
Получите БЕСПЛАТНО ответы на интересующие Вас вопросы прямо сейчас.
Задать вопрос

Компаниям, плотно работающим в сегменте B2G (бизнес с государством) необходим специалист, отвечающий за участие в тендерах и заключение госконтрактов. Возможны три варианта организации его работы.

Тендерный менеджер

Более трети компаний, работающих с госзакупками, создают штатную должность тендерного специалиста

Вариант 1. Тендерный менеджер — координатор

В крупных компаниях чаще всего создают один тендерный отдел или в действующих подразделениях назначают ответственных специалистов, которым поручают подготовку и проверку документации для торгов.

  • Технический отдел готовит техническую часть заявки.
  • Юрист вычитывает договора, ищет подводные камни и скрытые условия.
  • Финансовый отдел готовит расчет экономической целесообразности участия в торгах, определяет минимальную сумму
  • Логисты анализируют условия доставки.

Тендерный менеджер в этой команде является координатором. Ищет и анализирует потенциально выгодные закупки. После того, как узкие специалисты все просчитают, готовит полный пакет документов, подает заявки, следит за сроками и контролирует соблюдение условий участия в конкурсе.

Плюсы подхода «координатор»:

  • Каждый занимается своим делом, поэтому подготовка заявки идет быстро, качественно.
  • Каждый документ вычитывают минимум два человека (узкий специалист и тендер-менеджер). Это повышает шансы вовремя заметить ошибку.

Основные проблемы:

  • Схема не работает в небольших и средних компаниях — дорого, не хватает количества специалистов.
  • Чтобы тендерный отдел работал как часы, необходимо много времени и сил для налаживания всех процессов.
  • Подобную структуру содержать невыгодно даже крупным предприятиям, если в планах выигрывать 56 крупных тендеров в год, например в строительстве, и работать только над ними весь год. Большую часть времени тендерный отдел простаивает.
Работа тендерного отдела

Тендерный отдел эффективен в компаниях, где более 60 % продаж завязано на тендерах

Вариант 2. Тендерный специалист — универсал

Вариант для малого бизнеса и средних компаний. Специалист по тендерам самостоятельно ищет подходящие закупки, работает над техническою частью, изучает условия контракта, просчитывает цены и их нижний предел, подает заявки, следит за сроками.

Плюсы подхода «исполнитель»:

  • Дешево. Тендерный специалист на окладе приносит компании государственные контракты на сотни тысяч и даже миллионы рублей.

Основные проблемы:

  • Один человек не в состоянии досконально разобраться во всех вопросах (технических, финансовых, юридических). От этого страдает качество подготовки заявки.
  • Перегруженность разноплановыми задачами влечет ошибки: некорректный расчет цены, неправильное заполнение технического описания предмета закупки, невнимательность чтения условий контракта.
  • При работе с большим количеством документов возникает эффект «замыливания глаз», когда мелочи выпадают из фокуса внимания, из-за чего упускаются важные моменты, влияющие на условия выполнения, рентабельность контракта.
  • Схема не масштабируется. Полная подготовка заявки по форме-2 одним человеком занимает несколько дней. Тендерный отдел с той же работой справляется гораздо быстрее и может подать в день до 20 таких заявок.

Из практики. Компания заключила госконтракт на поставку продукции с прибыльностью в несколько сот тысяч рублей, заказала ее специально под требования заказчика. Но тендерный специалист не обратил внимание на важное примечание в договоре: поставка осуществляется в любой день по требованию заказчика, и на ее выполнение даются считанные дни. При составлении технической части заявки тендерный специалист допустил ошибку в техническом описании.

В итоге по запросу заказчика товар нужно было отгрузить в праздничные дни. Чтобы не сорвать контракт, пришлось вызвать рабочих под новый год. С трудом нашли перевозчика, но при приемке оказалось, что товар не соответствовал заявке, и заказчик отказался его принимать. Продать также не удалось, поскольку товар был изготовлен под заказ со своей спецификой.

Компания потеряла деньги и была внесена в реестр недобросовестных поставщиков. Следующие два года участвовать в тендерах она не смогла. Формальное изменение реквизитов и названия юридического лица проблему не решило бы, так как в реестр недобросовестных поставщиков вносится не только ИНН организации, но и учредителя, главного бухгалтера.

У заказчика, потребовавшего поставку 31 декабря, не было злого умысла. Специфика работы госструктур такова, что им действительно часто выделяют деньги под занавес уходящего года. К этому нужно быть готовым.

Вариант 3. Тендерное сопровождение на аутсорсинге

Тем, кто не видит смысла нанимать одного специалиста и не может позволить себе полноценный тендерный отдел, лучше найти готовую команду, специализирующуюся на сопровождении тендеров, и работать с нею на аутсорсинге.

Специалисты нанятой компании грамотно составят и подадут заявки, обеспечат выполнение процедуры торгов, подскажут на какие подводные камни обратить внимание. Потребуется рассчитать целесообразность участия в тендере с учетом возможностей компании, предоставить техническое описание продукта и обоснованное коммерческое предложение.

Плюсы аутсорсинга

  • Исключены ошибки при подаче заявки.
  • Тендерные специалисты на аутсорсинге сопровождают не только участников, но и заказчиков, поэтому хорошо знают, какими категориями последние мыслят, замечают подводные камни технического задания, заранее просчитывают нюансы.
  • Работа с тендерами становится более продуктивной.

Минусы:

  • Платная услуга. Но абонентский платеж по факту не больше зарплаты штатного специалиста, при этом в разы эффективнее.
К тендерному сопровождению на аутсорсинге как правило прибегают те, кто только начал участвовать в тендерах. Для них это хорошая школа, которая помогает понять механизм конкурсных торгов, наработать свой опыт на основе чужого. Но часто это делают и предприниматели, давно участвующие в торгах и имеющие в штате своих тендерщиков. Команда со стороны усиливает их состав и подстраховывает в сложных закупках.

Подведем итоги

У каждого варианта организации работы тендерного специалиста свои плюсы и минусы. Выбирайте подходящий именно вам. Но всегда можете рассчитывать на нашу помощь. Компания «Ценный Контракт» сопровождает участие в тендерах, обучает тендерных специалистов, обеспечивает сопровождение договора после подписания контракта, предоставляет другие услуги участникам конкурентных закупок.

Заказать услугу
Оформите заявку. Мы свяжемся с Вами, подготовим договор, счет и вышлем документы на подпись в ближайшее время.
Вернуться к списку