Управленческий учет в госзакупках
29.11.2022
Друзья, приглашаем вас в нашу команду. Ищем аккаунт-менеджеров и юристов. Подробности читайте здесь.
Бизнес создается для получения прибыли, а без учета доходов и расходов, рисков и других ресурсов невозможно сделать аналитику, принять управленческие решения, увеличить прибыль.
Если не вести учет, вы рискуете попасть в кассовый разрыв – ситуацию, когда не сможете выполнить свои финансовые обязательства, потому что не будет на это денег. Как следствие, вы нарушите сроки исполнения контракта, что грозит неприятными последствиями вплоть до расторжения контракта заказчиком в одностороннем порядке и попадания в РНП.
Решение есть – управленческий учет и финансовый контроль.
Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского
Бухучет является основой для налоговой отчетности и управленческого учета. Он содержит информацию о финансово-хозяйственной деятельности вашего бизнеса: на что вы тратите деньги и за что их получаете. Бухгалтерский учет обязателен и регулируется 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими нормативно-правовыми актами.
Вести управленческий учет законодательство не обязывает, вы сами устанавливаете правила и порядок ведения, форму отчетов и прочее. Этот учет нужен для собственников и руководителей бизнеса, чтобы эффективно управлять компанией, минимизировать риски, иметь возможности для маневра в случае непредвиденных ситуаций. Он поможет в финансовом планировании и контроле.
Какие еще есть отличия:
- бухучет фиксирует только фактические события, управленческий предполагает в том числе планирование и прогнозирование;
- бухучет не допускает неточностей в подсчетах, в то время как управленческий учет может включать примерные расчеты;
- бухучет ведется для компании в целом, а управленческий может показывать информацию по отдельным направлениям работы, конкретным проектам, группам проектов, отделам, подразделениям и т. д.
Поскольку каждая закупка – это отдельный проект, управленческий учет позволит получать более детальную информацию о торгах, поможет предотвращать кассовые разрывы, обеспечивать финансовый резерв на случай ЧП, перестраивать работу и получать дополнительную прибыль.
Как выстроить управленческий учет в закупках
Когда вы планируете участие в торгах (бумажных и электронных), вы просчитываете, сколько денег вам для этого потребуется. С этого момента начинайте вести учет.
Обязательно фиксируйте расходы, которые не зависят от количества заключенных контрактов или других проектов, находящихся у вас в работе. К таким расходам относится заработная плата вашему персоналу, оплата аренды офиса, коммунальные платежи, затраты на плановый и внеплановый ремонт оборудования и прочее. Анализируя эти обязательные расходы на постоянной основе, вы поймете, что можно оптимизировать, а где, наоборот, увеличить лимиты.
Частая ошибка поставщиков – «забытые» обязательства. Когда вы ведете несколько проектов, постепенно выигрывая торги и заключая контракты, есть риск упустить обязательства по уже действующим контрактам. Это касается как ваших обязательств перед заказчиком, так и обязательств контрагентов перед вами. В результате можно потерять не только прибыль, но и репутацию.
Чтобы ничего не пропустить, составьте дорожную карту по своим контрактам, стратегию действий в разных ситуациях, в том числе проблемных. На основании этой информации учтите доходы и расходы, заложите в расчет деньги на привлечение сторонних специалистов: юристов, тендерных специалистов, аудиторов. В частности, мы оказываем услугу юридического сопровождения исполнения контракта, в которую входит и составление дорожной карты, и претензионная работа, и многое другое. Обращайтесь, если готовы сотрудничать.
Для достижения целей управленческого учета ведите план-факт анализ. Он позволит оценить объем затрат, выявить зоны для корректировки плана, выделить конкретные статьи расходов и запланировать платежи.
Финансовый контроль
Если условно разделить структуру бизнеса на 2 части, то получим:
- доходную часть – отделы продаж;
- затратную часть – маркетинг, закупка материалов, зарплаты работникам.
Каждая из них ежемесячно планирует свои доходы и затраты, предоставляет отчетность или вы сами ее формируете, если компания небольшая. Анализируйте эти планы, чтобы отслеживать денежные потоки, перераспределять ресурсы, оптимизировать процессы.
Ведите отчетность:
- Отчет о движении денежных средств. Формируйте его по выпискам из банка. Он отразит ваши операции за определенный период.
- Отчет о прибылях и убытках. Вносите в него данные о совершенных платежах (поступлениях и отчислениях), запланированных расходах и пополнениях счетов. Он покажет фактическую прибыль, учитывая все ваши финансовые обязательства.
- Платежный календарь. Другими словами, это график платежей. Составляйте его ежемесячно, корректируйте при необходимости, например, при изменении способа или сроков оплаты обязательств вашими контрагентами. Календарь поможет избежать кассовых разрывов, да и бухгалтерия не будет путаться с оплатой счетов.
Работайте с дебиторской задолженностью, принимайте меры для ее погашения. Наладьте работу с партнерами: выбирайте надежных заказчиков и контрагентов, изучайте все условия сотрудничества, прежде чем заключать контракт/договор, следите за соблюдением сроков исполнения финансовых обязательств.
Если вы ищете надежного партнера, который поможет вести тендерную деятельность, мы к вашим услугам: организуем тендерный отдел под ключ (премиум предложение). Оставляйте заявки, ответим на все вопросы.
Новости госзакупок от ГК «Ценный Контракт»
Если вы занимаетесь закупками и хотите первыми получать свежие новости и кейсы, подписывайтесь на нашу рассылку
Теперь вы будете первыми узнавать о новостях из мира госзакупок и получать полезные предложения и акции
