Специализированная организация: что нужно знать тем, кто привлекает ее впервые

Специализированная организация — компания, которая по поручению заказчика выполняет функции по сопровождению закупочного процесса в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. Она не является участником закупок: глубина полномочий спецорганизации регулируется законом, некоторые задачи передать ей нельзя. Расскажем кто, когда и как вправе привлечь специализированную организацию.

Требования закона к спецорганизации

В 44-ФЗ нет требований к спецорганизации: исполнять ее функции может любое юридическое лицо, в том числе государственный или муниципальный заказчик. Что касается физических лиц и ИП, то исходя из прямого толкования закона их нельзя считать организациями и привлекать к оказанию такого рода услуг.

223-ФЗ тоже не регулирует сферу привлечения спецорганизации, однако, заказчик может установить требования к ней в Положении о закупке.

Когда имеет смысл привлекать специализированную организацию

Наша компания является специализированной организацией. Заказчики обращаются к нам, если:

• всегда формировали закупочные документы на основе шаблонов из интернета, но из-за постоянного изменения законодательства не уверены в их корректности, хотят актуализировать;
• использовали способ закупки у единственного поставщика, но возникла необходимость в проведении конкурентной процедуры. Разбираться в хитросплетениях закона и подзаконных актов нет времени;
• содержать штатного специалиста нецелесообразно в связи с малым объемом закупок;
• нагрузка на действующее подразделение, отвечающее за закупки заказчика, увеличивается, а ФОТ на новые штатные единицы не выделяется.

Что делает специализированная организация

Спецорганизация действует в рамках контракта, который заключает с заказчиком. Объем полномочий ограничен ст. 40 п. 1 44-ФЗ. В числе функций исполнителя может быть:

• разработка закупочной документации (если она предусмотрена 44-ФЗ);
• размещение в ЕИС информации и документов;
• рассылка приглашений на закрытые закупки и другие функции, прямо не запрещенные 44-ФЗ.

В рамках 223-ФЗ договор может предусматривать более широкий функционал исполнителя, но как правило, в Положении о закупках он аналогичен установленному 44-ФЗ.

Передавая полномочия, вы должны осознавать: спецорганизация делает работу от вашего имени и с вашего согласия. Это значит, что в результате их действий у вас возникают права и обязанности.

Что не может делать специализированная организация

По 44-ФЗ вы не имеете права передать исполнителю функции:

• создание закупочной комиссии;
• определение НМЦК;
• определение предмета контракта и его существенных условий.

Самостоятельно вы:

• утверждаете документацию о закупке (если она предусмотрена);
• утверждаете проект контракта и подписываете его;
• заключаете дополнительные соглашения к контракту и расторгаете его.

Специализированная организация не может помочь с этими задачами напрямую, однако, нет запрета на то, чтобы вас консультировали юристы сторонней компании. Нередко заказчики покупают обучение для своих сотрудников именно у спецорганизаций.

Как заключить контракт (договор) со специализированной организацией

Специфических условий для оформления взаимоотношений со спецорганизацией нет. Выбирайте способ закупки услуг исходя из общих правил закупочной деятельности. Срок привлечения исполнителя может быть любым: по времени или под конкурентную закупку на период ее проведения.

Допускается произвольная форма контракта либо она должна соответствовать проекту контракта, если вы заключаете его по итогам конкурентной закупки.

В контракте укажите:

• функции исполнителя;
• полномочия исполнителя;
• информацию о закупке (способ закупки, предмет контракта), если вы заключаете контракт на сопровождение конкретной закупки;
• порядок взаимодействия сторон (по заявке заказчика, уведомление и пр.), если контракт долгосрочный;
• материальная ответственность спецорганизации за противоправные действия.

За что отвечает специализированная организация

Если из-за бездействия или действий исполнителя пострадали физическое или юридическое лицо, спецорганизация несет ответственность наравне с заказчиком.

Функций и их комбинаций для передачи специализированной организации много. Они зависят от вашей задачи и финансовых возможностей. При этом вам нужно поставить только верхнеуровневые задачи, разбираться в деятельности спецорганизации до мелочей не требуется. Так, мы прежде, чем взять заказчика в работу сами задаем важные вопросы, предлагаем тактику и описываем, в каких случаях будем полезны, в каких — нет. Если вы раздумываете над привлечением исполнителя на оказание услуг специализированной организации по закупкам — звоните. Проконсультируем и поможем организовать закупку эффективно.