Машиночитаемая доверенность для торгов
19.11.2023
Друзья, приглашаем вас в нашу команду. Ищем аккаунт-менеджеров и юристов. Подробности читайте здесь.
Термин «машиночитаемая доверенность» используется в сфере закупок все чаще. Причина в том, что с сентября 2023 года применение документа с этим названием стало обязательным для некоторых участников закупок.
Что такое доверенность понятно. Этот документ позволяет его обладателю совершать определенные действия от имени другого лица: заключать договоры или принимать какие-либо решения, заверять подписью отчеты, копии документов и прочее.
А что значит «машиночитаемая»? Это та же доверенность, но оформленная другим способом, позволяющим автоматически проверять и применять в информационных системах указанные в ней полномочия.
Мы наблюдаем, как процессы в сфере закупок автоматизируются, переходят в цифровой формат: появилась обязанность для поставщиков заполнять структурированные заявки для участия в торгах, право (в последующем обязанность!) заключать цифровые контракты, контролеры разработали инструмент «риск-мониторинг», позволяющий автоматически выявлять нарушения законодательства. Все это разработано для упрощения работы всех участников госзаказа. Машиночитаемые доверенности (МЧД) не исключение. Поскольку с этим документом придется работать в обязательном порядке, разберемся в вопросе подробнее.
В каких случаях использовать МЧД
В рамках работы по 44-ФЗ и 223-ФЗ руководитель организации или индивидуальный предприниматель выдает доверенность своему представителю, чтобы тот мог от имени компании или ИП подписывать контракты, осуществлять электронный документооборот с заказчиком и т. д. Представителем может быть как сотрудник организации, так и лицо, не состоящее с участником закупки в трудовых отношениях.
Как работали по старым правилам
До конца августа 2023 ваши представители получали электронные подписи (ЭП) юрлица или ИП. Для их выпуска нужно было предоставить подтверждение права представлять интересы участника закупки – бумажную доверенность.
Как работать по новым правилам
С сентября оформить ЭП юрлица или предпринимателя представителю невозможно. Теперь вы и ваши сотрудники – физические лица (ФЛ) без привязки к конкретной компании. То есть все электронные подписи оформляются на ФЛ. При этом работает правило: один человек – одна подпись. Если вы оформите новую ЭП, действующая подпись автоматически аннулируется.
Это не значит, что нужно немедленно переоформлять подписи и доверенности. Законодательство позволяет использовать ЭП, оформленные до 31 августа 2023, пока не закончится их срок действия, но не позднее 31 августа 2024.
Сейчас получение таких ЭП происходит по новым правилам. Применять её можно только с МЧД.
Как оформить МЧД
Машиночитаемую доверенность для участия в закупках можно сформировать через портал «Госуслуги», сайт ФНС, ЕИС, специальные сервисы и даже на электронных площадках.
Для совершения действий в личном кабинете участника закупок в ЕИС пока допустимо использовать только МЧД, сформированную в ЕИС. В дальнейшем специалисты обещают обеспечить возможность применения МЧД, выпускаемых на сторонних ресурсах. Кроме того, планируется, что машиночитаемая доверенность, загруженная в личный кабинет ЕИС, будет передаваться на все федеральные электронные площадки. Пока эти функции не реализованы, вам нужно прикреплять МЧД каждый раз при подаче заявки и подписании контракта.
Что требуется руководителю компании, индивидуальному предпринимателю для оформления документа? Процедура несложная. Внесите данные в предложенную сервисом форму. Если на каком-либо сервисе экранная форма отсутствует, ориентируйтесь на единые требования, разработанные Минцифры (Приказ № 857).
В частности, в МЧД должны присутствовать следующие сведения:
- о доверителе;
- о представителе;
- о передаваемых представителю полномочиях (выбирайте их по классификатору полномочий, а если подходящего кода нет, то пишите текстом);
- о сроке действия документа;
- прочее.
Обязательно заверьте МЧД электронной подписью. Проверьте готовый документ – он должен быть в формате XML.
Где хранить МЧД
Машиночитаемые доверенности можно хранить в тех же системах, с помощью которых они созданы. Для МЧД там отведены специальные хранилища, обеспечивающие безопасность документов.
Можно ли отменить/отозвать доверенность
В жизни бывают разные ситуации: сотрудник уволился, перешел на новую должность, Вы как руководитель решили передать полномочия другому человеку и т. д. Разумеется, возможность отозвать доверенность законодательством предусмотрена.
Чтобы это сделать, направьте заявление об отмене МЧД в той системе, где хранится документ. В течение 12 часов с момента получения вашего заявления в системе отобразится информация, что МЧД отменена.
В чем удобство МЧД
Резюмируем, какие возможности дает машиночитаемая доверенность:
- организованы места хранения МЧД на различных ресурсах – не потеряется как бумажный вариант;
- есть единые требования к оформлению, что стандартизирует документ и исключает ряд ошибок;
- для работы в сфере закупок особенно удобно, что в ЕИС реализована возможность создавать, применять и хранить МЧД;
- новый формат доверенности сокращает время на ее проверку, так как процедура теперь автоматизирована;
- снижается риск использования поддельных документов;
- предусмотрен переходный период, в течение которого вы можете в текущем рабочем ритме перейти на новый формат доверенности.
Как и любое нововведение, использование МЧД имеет свои изъяны. Главный из них – недостаточная зарегулированность. Как известно, предусмотреть все невозможно, поэтому технические ошибки, недоработки будут периодически проявляться. Это нормальный рабочий процесс.
Если вы столкнулись со сложностями при работе с закупками, обращайтесь. Мы готовы подключиться к решению любых вопросов.
Новости госзакупок от ГК «Ценный Контракт»
Если вы занимаетесь закупками и хотите первыми получать свежие новости и кейсы, подписывайтесь на нашу рассылку
Теперь вы будете первыми узнавать о новостях из мира госзакупок и получать полезные предложения и акции
